Replay du jeudi 28 janvier 2021

Faites des réunions, oui mais efficaces !

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La perspective d'une réunion dans son agenda est rarement vécue comme un moment agréable. Mais pourquoi ? Quels sont les secrets pour bien mener une réunion et que tout le monde y trouve son compte.

Comment faire d'une réunion un rendez-vous productif ?
Comment faire d'une réunion un rendez-vous productif ? © Getty - Alistair Berg

Pour Violaine Herriau, gérante d'AVH Coaching, le secret de la réussite d'une réunion tient en quelques règles assez simples pour que tout le monde y trouve du sens et ait du plaisir à y participer.

Pourquoi faire une réunion ?

Une réunion ne s'improvise pas. Elle se prépare. Il faut que les participants à la réunion sachent en amont quel est le sujet et l'objectif de la réunion. Il faut envoyer l'ordre du jour avant la réunion.

Une réunion peut être faite pour : faire passer de l'info, prendre une décision, faire du brainstroming pour faire émerger des idées ou les trois, mais dans ce cas-là, il est important de bien gérer le temps de chaque partie.

Gérer le temps

La première information de l'ordre du jour, c'est le début et la fin de la réunion. Il est essentiel de bien respecter cette règle. Elle va contribuer à rythmer la réunion. Il faut aussi confier à un participant le rôle de cadenceur : c'est celui qui va gérer le temps. Il peut par exemple dire qu'il reste 5 minutes pour traiter de tel sujet.

Avec le télétravail, les réunions en visioconférence ou les appels groupés ont changé la donne, même si les règles de base sont les mêmes. Pour les réunions à distance, il est plus simple de se caler sur celui qui est le moins à l'aise avec la technique. Le rôle de ces réunions peut être aussi de créer du lien entre les équipes, cela peut faire partie d'un temps prévu.

Comment faire une réunion efficace ?

Qui doit aminer la réunion ? C'est souvent le manager ou le président d'association. Mais attention, plus il endosse de rôles, plus il aura du mal à tenir la réunion. Il faut déléguer.

Il faut que tous les participants à la réunion se sentent concernés, puissent participer. Il faut donc être ouvert aux questions, aux interrogations, s'écouter sans se couper la parole.

Si lors d'une réunion, un participant exprime une colère, il faut en tenir compte : est-ce que les autres participants ressentent la même chose ? Auquel cas, il faut se permettre de parler ensemble du sujet, pour libérer la parole, quitte à reporter d'autres points à l'ordre du jour à une prochaine réunion. Si cette colère ne concerne qu'une seule personne, on peut lui proposer d'en parler à un autre moment.

Que retenir d'une réunion ?

Si la réunion est bien préparée, avec une prise de note des éléments importants au fil des échanges, il est assez simple et rapide de faire un compte rendu. Le secret d'une bonne réunion : la préparation, l'objectif de la réunion et le retour des participants : "est-ce que cette réunion a été utile ?". Si ce n'est pas le cas, on peut demander aux personnes présentes quelles sont leurs propositions pour rendre les réunions utiles. L'important c'est que chacun se sente acteur de la réunion.